۷-دفتر توزیع اظهارنامه ها
۸-دفتر املاک مجهول المالک
۹-دفتر ثبت شرکتها
۱۰-دفتر اسناد رسمی
۱۱-دفتر ثبت قنوات
۱۲-دفتر آمار و ثبت اظهار نامه
نظر به اهمیت خاصی که دفاتر املاک و ثبت قنوات از جهت متضمن بودن حقوق اشخاص دارد، برای جلوگیری از نابودی آنها تبصره ذیل ماده ۱ آئین نامه مقرر داشته که دفتر ثبت املاک و قنوات در دو نسخه تنظیم، یک نسخه در تهران و نسخه دیگر در شهرستان محل ثبت موجود است.^[۳۲]

به این ترتیب در مواقعی که براثر سیل یا زلزله یا حریق یا اشغال نظامی یا جنگ دفاتر موجود در محل از بین می رود نسخه دوم آنها در تهران است و می تواند مورد استناد قرار گیرد.
لازم به ذکر است که سازمان ثبت اسناد واملاک کشور بعنوان یکی از کهن ترین دستگاه های اداری که رسالت و ماموریت اعتبار بخشی، تثبیت و حمایت از حقوق مالکیت مشروع و قانونی اشخاص حقیقی و حقوق جامعه را برعهده داشته و یا مشارکت در تنظیم روابط و مناسبات اقتصادی واجتماعی شهروندان در جهت استقرار و تقویت عدالت و امنیت اقتصادی و اجتماعی کشور نقش موثری را ایفا می نماید، دارای نظام و ساختار اداری و مدیریت در نوع خود مترقی بوده و از ابتدای تاسیس بخشی از وظایف اجرایی اسناد رسمی بخش قابل توجهی از عرضه خدمات ثبتی و تنظیم و ثبت اسناد رسمی را بر عهده داشته و به عنوان مشاوران قضایی، کشور را دردستیابی به توسعه قضایی و نظام ثبت مالکیت کشور، در تحقق سند چشم انداز و برنامه های توسعه کشور و سازمان ثبت کمک و همراهی می کنند.
همانطور که گفته شد نظام و ساختار اولیه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در نوع خود نسبتا، مترقی و از ابتدای تاسیس بخشی از وظایف اجرایی آن بر عهده نهادهای تخصصی مدنی( دفاتر اسناد رسمی و دفاتر ازدواج و طلاق) بوده است. این دفاتر دارای استقلال مالی بوده و به صورت خصوصی اداره می شوند. اما انتخاب و گزینش سردفتران (مدیریت دفاتر) توسط سازمان انجام می گیرد و همه فعالیت های آنها تحت نظارت و مطابق با چهار چوب و سیاستهای ابلاغی از سوی سازمان و واحدهای ثبتی انجام می شود. سازمان ثبت اسناد واملاک کشور در حال حاضر دارای ۳۸۵ واحد ثبتی( بطور متوسط به ازاء هر ۱۸۰۰۰۰ نفر یک واحد ثبتی) در سراسر کشور بوده و جمعاً ۷۷۱۴ نفر پرسنل در بخش های ستادی و اجرایی آن مشغول به کار هستند که با توجه به ساختار تشکیلاتی مصوب سازمان، در حال حاضر قریب به ۳۳ درصد از پستهای سازمانی خالی هستند. تحلیل آماری نشان می دهد به ازاء هر صد هزار نفر جمعیت کشور، جمعا۵/۱۰ نفر کارمند ثبتی وجود دارد. همچنین در سراسر کشور۳۷۸۷ دفتر ازدواج و ۷۸۶ دفتر طلاق و تعدا۳۸۰۸ دفترخانه اسناد رسمی دایر بوده و تحت نظارت سازمان خدمات مرتبط به امور ثبتی را به مردم ارائه می کنند^[۳۳].
مقررات ثبتی با نظم عمومی و امنیت کشور ارتباط نزدیک دارند و از این رو سازمان ثبت اجزاء اداری قوه قضاییه است. بنابراین، یک بار دیگر و مجدداً نتیجه گرفته می شود که سازمان ثبت و طرزکاران که مربوط به تحقق عدالت ( اصل ۱۵۶ قانون اساسی) است در جهت همان تحقق نظم عمومی و استقرار امنیت در کشور است.
سازمان ثبت، دارای دو نوع ساختار اداری است، یک نوع، همان است که در سایر سازمان ها و اداره ها و مؤسسه های دولتی وجود دارد، مانند اداره کارگزینی و اداره حسابداری، این ساختار اداری سازمان ثبت، ارتباطی با درس حقوق ثبت ندارد.
نوع دیگر، آن است که با ثبت املاک و ثبت اسناد و اجرای اسناد ثبتی ارتباط دارد و به این ترتیب به درس حقوق ثبت مربوط می شود.
۸- اظهــار نامه :اظهار نامه فرم مخصوصی است که متقاضیان ثبت(بعد از شماره گذاری املاک) آن را تکمیل و امضاء کرده و ضمیمه اصل مدارک مالکیت، به اداره ثبت محل تحویل و به این طریق درخواست ثبت می نمایند.« ممکن است درخواست ثبت چندین خانه یا دکان واقع در یک بخش، یا قطعاتی که در یک مزرعه واقع و مربوط به یک شماره اصلی است در یک اظهارنامه پذیرفته شود، ولی برای هر یک از رقبات مزبور، باید پلاک جداگانه نصب و حدود هر قطعه در صورتی که منفصل باشد جداگانه نوشته شود^[۳۴]».نمونه فرم اظهارنامه در صفحه ۱۳۲ آمده است.
۹-اعتراض به ثــبت : عرضحالی که اشخاص به اصل، یا نسبت به حدود، یا حقوق ارتفاقی ملک مورد تقاضای ثبت به عنوان اعتراض به اداره ثبت تسلیم می کنند، اصطلاحاً اعتراض به ثبت نامیده می شود، اعتراض به ثبت (راجع به اصل ملک) باید از تاریخ نشر اولین آگهی ثبتی تا حدود ۹۰روز انجام شود( مطابق ماده ۱۶ قانون ثبت) ولی اعتراض به حدود و حقوق ارتفاقی که توسط مجاورین صورت می گیرد ۳۰ روز از تاریخ تنظیم صورتمجلس تحدید حدود است. کلیه اعتراضاتی که بدین طریق به اداره ثبت تحویل می شود باید به دادگاه ارسال شود، بجز مواردی که در اداره ثبت نسبت به آن اظهار نظر می شود و در کتاب حقوق ثبت آقای شهری به شرح زیر بیان شده است:
۱-در صورتی که اعتراض(اعم از اعتراض به ثبت یا حدود یا حقوق ارتفاقی) خارج از موعد قانونی رسیده باشد.
۲-در صورتی که اعتراض به حدود یا حقوق ارتفاقی باشد و در مورد اعتراض از املاکی باشد که در جریان اصلاحات ارضی به زارعان واگذار شده، یا مربوط به قطعاتی باشد که در سهم مالک قرار گرفته و یا مربوط به مستثنیات باشد.
۳-در صورتی که معترضین مجاور با همان حد مورد اعتراض، قبلاً سند مالکیت گرفته باشند.
۴-در موردی که اعتراض به حد، از ناحیه غیر مجاور به عمل آمده باشد.
۵-در صورتی که معترض( چه بر ملک باشد، چه بر حدود چه بر حقوق ارتفاقی) به موجب سند رسمی از اعتراض خود صرف نظرکرده و آن را پس گرفته باشد.^[۳۵]
۱-۵-: جایگاه ثبت ملک و صدور سند مالکیت
حقوق ثبت را باید از شاخه های حقوق خصوصی دانست یا حقوق عمومی؟
به نظر می رسد که حقوق ثبت را باید از شاخه های حقوق خصوصی به شمار آورد، زیرا بحث آن راجع به ثبت ملک و ثبت سند( ثبت اعمال حقوقی اعم از عقد و یا ایقاع) است و واضح است که هم اموال منقول و هم اموال غیر منقول در حقوق مدنی مطالعه می شود و ثبت ملک یعنی مال غیر منقول با حقوق مدنی و بحث مالکیت ارتباط دارد. اعمال حقوقی نیز در حقوق مدنی که مهمترین شاخه از شعب حقوق خصوصی است مطالعه می شود. بنابراین حقوق ثبت را باید جزء شاخه های حقوق خصوصی بشمار آورد.^[۳۶]
اصلاح ثبت را پیش از این گفتیم اینک باید اضافه گردد که آیا سند اصلاح ثبتی است با این توضیح که در حقوق ثبت سند را باید دلیل ثبوت و اثبات حقی دانست که بر یک یا چند صفحه کاغذ رسمی که از طرف دولت باشکل خاص چاپ شده است، طبق مقررات قانونی نوشته می شود و امضا می گردد و بر آن مهر مخصوصی نقش می بندد، بنابراین اصطلاح سند در حقوق ثبت متفاوت با اصطلاح سند در حقوق مدنی است.
علی ایحال ثبت سند یعنی انجام اعمالی که به حق جنبه رسمی می دهد و این اعمال عبارت از نوشتن است و شامل دو عمل یکی تنظیم سند و دیگری ثبت سند می باشد. به همین علت است در ماده ۱۶ آئین نامه دفاتر اسناد رسمی می گوید: هیچ سندی را نمی توان تنظیم کرد و در دفتر اسناد رسمی ثبت نمود مگر آنکه موافق با مقررات قانون باشد پس تنظیم سند، مقدمه ثبت سند است و ثبت سند درد فتر رسمی که از طرف سازمان ثبت چاپ شده است انجام می شود.^[۳۷]
در رابطه با صلاحیت مامورین ثبت نیز باید گفت: ماده ۲۰ قانون ثبت اسناد واملاک مصوب ۱۳۱۰ در مورد صلاحیت محلی مامورین ثبت و سردفتران اسناد رسمی تصریح نموده است به اینکه مامورین مذکور و سردفتران اسناد رسمی جز در محل ماموریت خود نمی توانند انجام وظیفه نمایند و اقدامات آنها در خارج از محل اثر قانونی ندارد.
ثبت اسناد و املاک از امور حیاتی و ضروری نظام جمهوری اسلامی ایران است و در متون اصلی اسلامی مانند قرآن کریم و روایات احادیث اهل بیت(ع) که اکثراً متواتر و مفید علم و قطع می باشد بر ضرورت ثبت اسناد و املاک و داد و ستد اقتصادی، اجتماعی، خانوادگی و فردی دلالت و تاکید دارد، در حدی که در قرآن کریم حتی برای اخذ وام، دستور مکاتبه و ثبت آن و گرفتن شهود داده شده است، از آنجا که نظام اجتماعی اعم از اسلامی و غیر اسلامی مبتنی بر معامله که از تلاش و اراده انسان ها نشات می گیرد است، ثبت اهمیت می یابد.
با پیشرفت تکنولوژی، طبیعی است نوع معاملات و شیوه تنظیم اسناد، تحولاتی را به وجود می آورد که همگام بانیاز جامعه باید در نگارش اسناد، ابتکار جدید اعمال گردد تا اینگونه اسناد بدون ابهام از اعتبارخاص خود برخوردار باشند و حقوق هر یک از طرفین را بارز و آشکار نماید.^[۳۸]
سعی و تلاش و کوشش هر فردی در اختیار اراده اوست و د رهر زمان می تواند تصرف کند و برای تعیین و تقدیم تلاش واراده انسانی حتما بایستی ثبت و ضبط آن به نحوی که موردتایید همگان باشد موردتوجه قرار گیرد. از همین جاست که انواع نوشتجات، بیع نامه ها، وقف نامه ها، صلح نامه ها، مهر نامه ها و صدها عناوین دیگر که حکایت از ملکیت و نقل و انتقال آن دارد در زندگی مردم از گذشته جاری و ساری بوده است و مشکلات اجتماعی مردم را مرتفع کرده است، و در صورت بروز اختلاف به این اسناد استناد کرده اند. حتی مسئولین دولتی اعم از سلاطین و غیر سلاطین هم موارد لازم را به ثبت می رساندند، بخشی از فرامین آنان که دردسترس می باشد.
و فعلاً به عنوان اسناد تاریخی و میراث فرهنگی و آثار باستانی در موزه ها نگهداری می شود، در خصوص ثبت واهمیت آن است. بنابراین جایگاه ثبت اسناد و املاک برای هر انسانی روشن است، و برای اثبات آن به استدلال نیازی نیست، موردی که توصیه می شود این است که این امور، دقیق، منطبق با واقع و غیر قابل خدشه تنظیم و به ثبت برسد و در دسترس افرادی که مدعی آن هستند گذاشته شود، هر اندازه که امور ثبتی روشن تر و دقیق تر و با مستندات غیر قابل خدشه تنظیم شود در رفع مشکلات قضایی سازنده تر و مفیدتر خواهد بود. مخصوصا در رابطه با امور حقوقیکه استناد به اسناد رسمی و ثبتی بسیار راهگشا و سازنده خواهد بود،^[۳۹] و به لحاظ نقش اجتماعی ثبت املاک نیز باید گفت که اهمیت ثبت املاک و اثرات اجتماعی آن به حدی است که در یک سخن کوتاه نمی گنجد ، اما در کلام و بیانی مختصر با ثبت املاک و تثبیت مالکیت از بسیاری منازعات بومی و قومی و معاملات معارض جلوگیری نموده ویا خاتمه داده می شود و در نتیجه به سهم خود، عامل پدید آوردن امنیت قضایی در جامعه به شمار می آید، توسعه اقتصادی در هر جامعه براساس امنیت های لازم برای سرمایه گذاری است که این امنیت را قانون و مجریان دلسوز آن فراهم می نمایند.
اساسی ترین نهادی که حافظ امنیت اقتصادی و املاک و معاملات مردم بوده و هست سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با قوانین ثبت اسناد و املاک، ثبت شرکتها و علائم واختراعات، دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق تابع آن است.
ثبت اسناد واملاک در وصول مستقیم مالیات ها و ایجاد عوائد عمومی دارای نقش موثر و بسزایی است و ضمن این که املاک به علت ثبت شدنشان از وسائل اخلال امنیت ملی خارج می شوند، عادلانه ترین ممرعایدی خزانه ملی درهمه ادوار گردیده وهم اکنون سازمان ثبت اسناد واملاک با خدماتی بسیار متنوع و در آمدی سرشار در شمار منابع درآمد قابل ملاحظه در خدمت امت مسلمان و حکومت جمهوری اسلامی ایران است.^[۴۰]
بنابراین جایگاه و نقش سازمان ثبت در ثبت ملک و صدور اسناد مالکیت در توسعه فضایی و قضازدایی بسیارمهم و تاثیر گذار و مشخص است.
« فصل دوم»
بررسی تفکیک و رویه عملی آن
تببین مفهوم تفکیک
تفکیک املاک مشاع
تفکیک و دستور العملهای سازمان ثبت
تفکیک آپارتمانها
نکات مهم در مورد تفکیک آپارتمانها
تفکیک عرصه تملک اعیانی
تفکیک اعیانی
ضرورت قید شماره فرعی در صورتمجلس تفکیک و افراز
تفکیک اراضی در خارج از محدوده شهرها
حد نصاب تفکیک (با توجه به کاربری های اصلی
عوارض تفکیک اراضی مربوط به سازمان زمین شهری
ضوابط و مقررات تفکیک
نحوه انتقال قطعات تفکیکی
هزینه تفکیک
۲-۱- تبیین مفهوم تفکیک
تعریف تفکیک ، تفکیک در لغت عبارتست از جداکردن چیزی از چیز دیگر ودر اصطلاح حقوقی تفکیک عبارت از این است که مال غیر منقولی ، اعم از مشاع یا غیر مشاع به دو یا چند حصه مجزا تقسیم شود. اصطلاح تفکیک در حقوق جدید ایران پدید آمده است وبه مفهوم افراز وتقسیم است تفاوت است. در افراز تقسیم ، اندیشه اشاعه باید وجود داشته باشد اما در مورد تفکیک وجود حالت اشاعه ضرورت ندارد. بنابراین در ماده ۱۰۶ آئین نامه قانون ثبت املاک تفکیک در مفهوم صحیح آن بکار رفته است که هم شامل اراضی مشاع میشود وهم شامل اراضی غیر مشاع به عبارت ساده تر در عرف ثبتی تفکیک عبارت است از تقسیم مال غیر منقول به قطعات کوچکتر اما اگر بخواهیم تفکیک را از حیث ماهیت حقوقی بررسی نمائیم باید بگوییم تفکیک اگر در رابطه بین دو شخص واقع شود همان افراز است وعقدی است از عقود ،وتعریف ماده ۱۸۳ قانون مدنی برآن منطبق است. شرط اینکه افراز به تراضی به عمل آید. اضافه می کنیم که افراز به تراضی،عقد است لیکن معامله نیست ، زیرا مبادله در مال نشده است ولی هر عقدی معامله نیست ، عقد نکاح با وجودیکه عقد است معامله نیست افراز به تراضی ، موجب تملیک ومبادله در مال نیست ، بلکه طرفین به موجب آن کیفیت مالکیت خود را از حالت اشاعه به افراز مبدل می کنند پس ماهیت حقوقی تفکیک بطوریکه شامل افراز ملک مشاع بین دو یا چند نفر هم بشود چنین است تفکیک عبارتست از احداث چندمحدوده در یک محدوده، خواه آن یک محدوده بین چند نفر مشاع باشد خواه نباشد .
آئین نامه اجرائی تفکیک و افراز